1. Audyt tego, co jest
Sprawdzamy, jak obiekt pracuje dziś: ile jednostek, ile kanałów, kto obsługuje recepcję, gdzie leżą dane i co konkretnie boli. Bez tego każda rekomendacja jest zgadywaniem.
Programy hotelowe i struktura IT
Wybór PMS-a wiąże Cię na lata. Warto go nie pomylić
Doradzamy przy doborze programu hotelowego i channel managera od A do Z, prowadzimy wdrożenie i migrację danych, a potem układamy całą strukturę IT obiektu. Nie jesteśmy odsprzedawcą żadnego systemu, więc możemy powiedzieć, że któryś jest zły.
Bez prowizji od producentów
Migracja danych na kopii
Audyt w 5 dni
Dlaczego to jest trudna decyzja
PMS to nie program, tylko sposób pracy obiektu
Zmiana systemu magazynowego w sklepie boli tydzień. Zmiana PMS-a w obiekcie noclegowym boli sezon - bo przechodzi przez recepcję, housekeeping, rozliczenia, kanały sprzedaży i historię gości naraz.
Dlatego obiekty tkwią latami w systemie, który im nie pasuje. Nie dlatego, że nie widzą problemu, tylko dlatego, że koszt pomyłki przy zmianie wydaje się większy niż koszt trwania przy tym, co jest.
Drugi powód jest prostszy: prawie każda porada w internecie pochodzi od kogoś, kto sprzedaje jeden konkretny system. My nie mamy umowy partnerskiej z żadnym producentem i nie bierzemy prowizji od wdrożenia. Nasz przychód jest po stronie doradztwa i opieki, nie po stronie licencji - dzięki temu możemy powiedzieć wprost, że dany system jest za drogi do Twojej skali albo że jego channel manager kuleje.
Czym różni się PMS od channel managera
PMS to system, w którym prowadzisz obiekt: rezerwacje, pokoje, meldunki, rozliczenia, sprzątanie, kartoteka gości. To jest Twoje centrum dowodzenia.
Channel manager (CHM) to warstwa nad nim. Rozsyła dostępność i ceny do portali rezerwacyjnych i pilnuje, żeby ten sam pokój nie sprzedał się dwa razy na ten sam termin.
Część systemów ma oba moduły w jednym pakiecie, część wymaga dwóch osobnych umów z dwoma dostawcami. To jedna z pierwszych rzeczy, które sprawdzamy - bo zmienia całkowity koszt i liczbę miejsc, w których coś może się rozjechać.
Dobór systemu od A do Z
Jak wybieramy system pod obiekt
Pięć kroków. Pierwsze dwa zwykle wystarczają, żeby odpaść trzy czwarte systemów z krótkiej listy - i to jest ich cała rola.
2. Lista wymagań
Spisujemy, co system musi umieć, a co byłoby tylko miłe. Rozdzielenie tych dwóch rzeczy jest najważniejszym momentem całego procesu - większość obiektów przepłaca za moduły, których nie użyje.
3. Porównanie systemów
Zestawiamy realnych kandydatów: koszt całkowity w skali roku, nie sama licencja. Opłaty za integracje, za kanały, za dodatkowe stanowiska, za wsparcie.
4. Testy na Twoich danych
Testujemy krótką listę na sytuacjach z Twojego obiektu, nie na demo producenta. Zwykle to właśnie tutaj wychodzą braki, o których nie ma w materiałach.
5. Negocjacje i umowa
Pomagamy przejść przez ofertę i zwrócić uwagę na to, co zwykle umyka: okres wypowiedzenia, koszt wyjścia, własność danych i to, w jakim formacie je odzyskasz.
6. Wdrożenie i migracja
Przenosimy kartotekę gości, historię rezerwacji, cenniki i dane rozliczeniowe. Zawsze na kopii i zawsze z porównaniem liczb przed przełączeniem.
Migracji nie robimy w środku sezonu, chyba że nie ma wyjścia. Jeśli obecny system trzyma się na tyle, żeby dotrwać do listopada, powiemy Ci, że lepiej poczekać - nawet jeśli oznacza to przesunięcie naszej pracy o pół roku.
Cała struktura IT obiektu
Nie tylko system rezerwacyjny
PMS jest widoczny, więc dostaje całą uwagę. Awarie biorą się jednak najczęściej z rzeczy, o których nikt nie myśli, dopóki nie przestaną działać.
Sieć i Wi-Fi
Sieć gościnna oddzielona od wewnętrznej - żeby gość na Wi-Fi nie był w tej samej sieci co komputer recepcji z kartoteką. Pokrycie w pokojach, sprzęt, który wytrzyma sezon, i konfiguracja, która nie pada przy pełnym obłożeniu.
Poczta firmowa
Adresy na własnej domenie zamiast prywatnych skrzynek. Poprawna konfiguracja SPF, DKIM i DMARC, żeby potwierdzenia rezerwacji nie lądowały gościom w spamie - to jest częstszy problem, niż się wydaje.
Kopie zapasowe
Kopia systemu, strony i poczty, przechowywana poza serwerem produkcyjnym. Testowana, nie tylko robiona - kopia, której nikt nigdy nie odtworzył, jest tylko poczuciem bezpieczeństwa.
Dostępy i uprawnienia
W obiektach zwykle wszyscy mają dostęp do wszystkiego, a hasła krążą na kartkach. Porządkujemy to: kto co widzi, kto co może zmienić i co się dzieje z dostępem, gdy ktoś odchodzi z pracy.
Sprzęt recepcji
Komputery, drukarki fiskalne, terminale płatnicze, czytniki dokumentów. Dobór, konfiguracja i pilnowanie, żeby to działało razem, a nie każde z osobna.
Stała opieka
Po ułożeniu struktury zostajemy pod telefonem z gwarantowanym czasem reakcji. Przy awarii w środku sezonu to jest ta część, która realnie ma znaczenie.
Stałą opiekę nad tym wszystkim prowadzimy w abonamencie z gwarantowanym czasem reakcji. Zobacz pakiety i czasy reakcji.
FAQ
Pytania o programy hotelowe
Sprzedajecie jakiś konkretny system?
Nie jesteśmy odsprzedawcą żadnego PMS-a i nie mamy prowizji od żadnego producenta. Dlatego możemy powiedzieć wprost, że dany system jest za drogi do Twojej skali albo że jego channel manager kuleje. Doradzamy przy wyborze, a umowę podpisujesz bezpośrednio z dostawcą.
Czym różni się PMS od channel managera?
PMS to system, w którym prowadzisz obiekt: rezerwacje, pokoje, meldunki, rozliczenia, sprzątanie. Channel manager to warstwa nad nim, która rozsyła dostępność i ceny do portali i pilnuje, żeby ten sam pokój nie sprzedał się dwa razy. Część systemów ma oba moduły w jednym, część wymaga dwóch osobnych umów - i to jest jedna z rzeczy, które sprawdzamy przed wyborem.
Czy pomożecie przenieść dane ze starego systemu?
Tak, to standardowa część wdrożenia. Przenosimy kartotekę gości, historię rezerwacji, cenniki i dane rozliczeniowe w zakresie, na jaki pozwala stary system. Zawsze robimy to na kopii i porównujemy liczby przed przełączeniem, bo migracja obiektu w środku sezonu nie ma prawa się nie udać.
Co dokładnie obejmuje "struktura IT obiektu"?
Wszystko, co musi działać, żeby obiekt działał: sieć i Wi-Fi dla gości oddzielone od sieci wewnętrznej, poczta firmowa z porządnymi adresami, kopie zapasowe systemów, uprawnienia i dostępy pracowników, komputery w recepcji, drukarki, terminale. Do tego uporządkowanie tego, kto co widzi - bo w obiektach najczęściej wszyscy mają dostęp do wszystkiego.
Ile kosztuje audyt i dobór systemu?
Sam audyt i rekomendację wyceniamy indywidualnie, bo różnica między obiektem na osiem pokoi a siecią aparthoteli jest kilkukrotna. Jeśli w efekcie audytu wchodzimy w stałą opiekę informatyczną, koszt audytu rozliczamy w ramach pierwszego miesiąca współpracy.
Bezpłatna wycena
Zacznijmy od tego, co masz dzisiaj
Zadzwoń i powiedz, w czym pracujesz i co Cię najbardziej uwiera. Czasem wystarczy poprawić konfigurację obecnego systemu i cała zmiana staje się niepotrzebna - jeśli tak będzie w Twoim przypadku, powiemy to od razu.